Ved manuelle betalingsflows skal der både uploades og downloades en bankfil i kombination med NemID-login til netbanken. Derudover skal bogføringen af betalingen ske både for betalingen, transaktionsgebyrer og eventuellevalutareguleringer, hvilket er en tidstung proces.
Pilotprojektet med November First og Kostner.com havde til formål at måle tidsbesparelsen, når betalingsflowet bliver fuldt integreret i Visma e-conomic med automatiske betalinger uden netbank-login og automatisk bogføring direkte i e-conomics.
Koster.com havde inden pilotprojektet en manuel finansbilagsproces, hvorbilaget først betales og derefter registreres manuelt i bogføringssystemet.
Denne tidstunge proces talte flere manuelle trin, hvilket betød en tidsanvendelse i gennemsnit på ca. 330 sekunder per lokal faktura, og op imod ca. 500 sekunder per international faktura.
Den gamle proces indeholdt flere trin, herunder:
Processen blev yderligere kompliceret ved internationale betalinger, da kursen først var kendt en eller to arbejdsdage senere. Derudover opstod der også et mere kompliceret problem i selve matching-processen mellem e-conomic Inbox og kassekladden, idet bankafstemningen nu også indeholder valutavekslingsgebyrer, som skal matches til den rigtige faktura.
En sidste ulempe ved den manuelle fakturering var, at disse skalhåndteres på det tidspunkt, hvor de forfalder eller et par dage før ved internationale betalinger. Dette krævede god planlægning hos Kostner.com ved ferie og lignende, hvor andre skulle overtage processen og nøglekortet.
November First tilbyder en automatiseret betalingsløsning, som integrerer direkte med Visma e-conomics. Løsningen går under navnet Smart Pay i Visma e-conomics universet.
Med løsningen behøver Kostner.com ikke at besøge netbanken ved betaling af fakturaer, da den integrerer direkte med Visma e-conomics. Samtidig sikrer løsningen at Koster.com får de samme volumefordele, som større virksomheder oplever ved internationale betalinger, mens de også oplever store tidsbesparelser ved at automatisere betalingsflows, herunder posteringer af betalinger. Platformen er rettet mod den mindre virksomhed, som skal kunne lykkes uden dyreinvesteringer i IT-infrastruktur.
Det nye setup for Koster.com indeholder disse trin:
Tidsmålingen for de enkelte trin giver omkring 30 sekunder for hele processen, hvilket svarer til ca. en tiendedel i forhold til den gamle proces. Der er således heller ikke tale om en tids- eller procesmæssig forskel på lokale og internationale betalinger, ligesom der var i det gamle setup.
Udover ovennævnte ændringer i processen, kræves der ikke ny hardwareeller infrastruktur. Der er blot tale om en simpel integration, der fungerer ved at aktivere en ny cloudbaseret applikation i tilknytning til den eksisterendebogføringsapplikation.
Resultatet af pilotcasen viste en besparelse på 90% i tidsforbruget ved at gå fra en manuel ”finansbilagsproces” til en automatiseret ”leverandørfakturaproces”.Denne tidsbesparelse kan også oversættes til direkte økonomisk besparelse, enten sparet direkte af virksomheden eller i en kombination med en eksternbogholder. Oveni dette kommer så besparelser på gebyrer.
På baggrund af pilotcasen er vurderingen, at løsningen vil have tjent sig selv hjem på under 2 måneder for alle virksomheder, der håndterer mere end5 fakturaer per måned. Oveni dette kommer så besparelser på gebyrer.
For Koster.com var implementeringen af platformen fuldført over nogle få timer, mens den nye proces var fuldt implementeret i virksomheden over to samtaler med November First support. Derefter var alt på plads, så de kunnegennemføre betalinger fra første dag. Selve oprettelsen af godkendelsesflowsvar intuitivt og krævede ikke kontakt til November First support.
” For mig somCEO hos Kostner har denne betalingsplatformsløsning gjort min hverdag megetlettere. De manuelle arbejdsgange med finansbilag er nu afløst af en moderneautomatiseret løsning, som fjerner stresset ved betalinger og som endda giver et forbedret cashflow ved momsrefusion. Det er supert at vi kun skal ”røre”fakturaen én gang, og ikke behøver at gå i netbanken for at lave betalinger. Yderligere kan jeg nu få et overblik over samspillet med den enkelte leverandør og skalikke gennemsøge finansbilag.”
Kim Schrøder, CEO Kostner Group
Besøg novemberfirst.dk
Besøg kostner.com
Om projektet
Dette pilotprojekt er en del af projektet SMV:Fintech, som er drevet af Copenhagen Fintech med finansiel støtte fra Industriens Fond. Via innovationssamarbejder og demonstrationsprojekter mellem etablerede SMV’er og Fintech-virksomheder er formålet at realisere digitaliseringspotentialet blandtdanske SMV’er.
Projektet vil således belyse, hvorledes danske SMV’ere i højere grad kan udnytte digitale finansielle teknologier til at sikre besparelse samt øge deresproduktivitet og konkurrencedygtighed.
Læs mere.